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方案背景

90年代，为了适应全国各大城市信息化建设和档案事业发展的需要，我国档案信息化工作开始起步。

1995—1999年，全国档案工作进入了更大范围的信息化基础设施建设与逐渐成长的初级发展阶段。

2000年，国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”计划的一项重要任务。

2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》。

2016年底，国家档案局技术部牵头启动了《功能规定》文稿的起草工作，经反复论证和广泛征求意见，最终形成了正式公布的《功能规定》。

方案概述

数字档案管理系统，主要是解决各业务应用信息系统非结构化数据的归属、共享、规范化管理、永久保存以及电子文件与电子档案全程数字化网络化管理等问题。系统采用完全基于J2EE架构的B/S模式、组件化开发方式、横向扩展纵向延伸的设计理念，以及原文唯一性、分布式缓存等先进技术，创新性地提出“文件中心、整编中心、数档中心”三层业务管理模式，建立了非结构化信息的管理和利用中心，能实现与多个业务系统的电子文件集成及电子文件的实时物理归档。归档的电子文件经过该系统的信息过滤、整合、数据处理，形成科学、规范、有序的数字档案信息，使各类专业信息系统的电子文件与电子档案实现全程数字化管理。系统通过一系列的定制工具，可以方便快捷地实现二次开发，满足不断变化的管理需求，并能适应大规模的推广。

方案特点与优势

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  系统结构具备开放性,可扩展性

  可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
  可满足当前及可预见的时间内的业务需求，能方便地进行功能扩展。
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  系统实现具备灵活性

  支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
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  系统运行安全可靠

  保存电子档案管理关键业务过程记录，可根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
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  便捷业务调度，系统效率高

  在非工作日自动定时执行一些操作时间比较长、对系统性能影响比较大、且实时性要求比较低的数据操作，减少这些操作对系统性能的影响，从而提高系统的响应速度。

主要功能

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  档案整理,档案利用

  具备电子档案的自动归类与排序、著录、标引、格式转换等功能。
  可根据需求生成电子档案利用库，支持检索、筛选、输出、借阅等功能。
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  档案统计,档案保存

  具备对电子档案及目录数据库备份与恢复、存储状况监控和警告、电子档案保护等功能。
  可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计；可对一定时间期限内电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计。
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  档案鉴定与处置

  可根据规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期提醒功能。
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  系统管理

  可对上述所有功能的定义与配置进行修改；可对用户信息进行管理；具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。

方案价值

数字档案管理系统,通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。 数字档案管理系统，为档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。